Koelnmesse | Témoignage client SAP (2023)

Dans l'univers des foires et salons, la satisfaction des exposants est primordiale. C'est pourquoi Koelnmesse fournit aux entreprises le meilleur soutien possible avant, pendant et après les quelque 80salons qu'elle organise chaque année. Le cycle de vente est parfaitement cadencé: tout doit se dérouler aussi efficacement que possible pour générer des opportunités et des intérêts potentiels, acquérir des exposants, préparer le plan de salle et proposer aux exposants des services pertinents sur place.

Koelnmesse fait face à un défi unique, car 72% des exposants viennent de l'étranger. Pendant longtemps, les exposants ne pouvaient s'inscrire que par formulaire et Koelnmesse recevait l'inscription sous forme de document imprimé ou PDF. Le processus d'inscription manuelle était lourd et contraignant. L'entreprise avait besoin d'une solution capable de transférer les processus client vers le cloud et de les automatiser.

La première étape consistait à simplifier son système de chèques-cadeaux, la gestion des opportunités et des intérêts potentiels. Une étape essentielle, compte tenu du volume et de la diversité des parties prenantes, avec 54500exposants provenant de 122pays.

«Nous voulions simplifier considérablement le processus. Les solutions cloud sont plus puissantes que les listes et offrent d'énormes avantages en matière d'efficacité de la collaboration internationale», explique Barbara Arndt, Chef de projet, Koelnmesse GmbH.

Koelnmesse souhaitait également automatiser davantage la planification de ses campagnes, notamment en convertissant automatiquement les exposants des années précédentes en opportunités pour le cycle de vente suivant. Enfin, l'entreprise rêvait de collaborer plus facilement avec ses nombreux partenaires commerciaux à l'étranger. Koelnmesse espérait que le cloud pourrait faire de ses rêves une réalité.

Koelnmesse a mis en œuvre plusieurs solutions SAP prenant en charge chaque phase du cycle de vente simultanément.

Le cycle commence avec la solution SAPCommerce Cloud, qui permet à Koelnmesse de développer un magasin de services que les exposants peuvent utiliser pour s'inscrire facilement à un salon. Le processus est simple et, pour les exposants existants, les données d'inscription de l'année précédente sont pré-remplies.

Les données d'inscription sont directement transférées vers la solution SAPSales Cloud en vue d'être traitées. Grâce à des tableaux de bord intuitifs, les collaborateurs disposent d'une vue d'ensemble de l'état actuel des événements, en Allemagne et à l'international.

Le transfert automatique des données permet aux collaborateurs d'identifier plus facilement les opportunités de ventes croisées et incitatives. Ensuite, Koelnmesse peut préparer une offre via les solutions SAP. Une fois le devis approuvé et les demandes éventuelles de l'exposant clarifiées, tous les ingrédients sont réunis pour que le salon soit réussi. Ensuite, le cycle recommence avec le transfert automatique des données de base de chaque client.

«Les options d'intégration des différentes solutions cloud de SAP facilitent la mise en œuvre d'exigences encore plus complexes», explique Martin Heinz, Chef de projet technique, Koelnmesse GmbH. «Cela nous permet d'évaluer les informations en temps réel à toutes les étapes de la chaîne de processus et d'intervenir en temps opportun, même à court terme si nécessaire.»

«Grâce à l'utilisation continue des solutions cloud de SAP, nous sommes toujours à jour, ce qui est bénéfique à long terme», explique Achim Stolzki, Central Area for IT & Organization, Koelnmesse GmbH.

Koelnmesse et ses filiales travaillent avec de nombreux partenaires commerciaux internationaux. «L'intégration de nouveaux partenaires est désormais beaucoup plus facile», explique M. Heinz. «Et, bien sûr, il y a d'énormes avantages à ne plus envoyer sans cesse de listes Excel , notamment la réduction des erreurs et un processus plus rapide et plus efficace. Ces processus étaient auparavant sujets aux erreurs et les rapports étaient souvent retardés. Autre avantage: les centres d'appels externes peuvent désormais être beaucoup mieux intégrés dans le cycle de vente.»

Les agents passent des appels à partir des listes fournies, lesquelles n'ont plus besoin d'être préparées manuellement, mais sont extraites de SAPSales Cloud.

Pendant ce temps, les tableaux de bord interactifs affichent en détail le statut des acquisitions dans le monde entier. La société peut prélever des commissions pour les agences à partir des données de vente dans SAPSales Cloud.

«Grâce au développement constant des solutions cloud de SAP, nous avons pu renforcer de manière continue l'acceptation par le personnel», explique B. Arndt. «Nos collègues sont clairement très satisfaits des outils et apprécient beaucoup le soutien fourni.»

«SAPSales Cloud et SAPMarketing Cloud fonctionnent de manière fluide et les processus sont matures», confie Patrick Wölke, Responsable d'unité commerciale , Koelnmesse GmbH. «Mais nous poursuivons notre transformation digitale et cherchons à présent à optimiser d'autres domaines sur le plan informatique.»

Les plans pour SAPCommerce Cloud sont à un stade très avancé. Koelnmesse utilise la solution depuis quelques mois seulement, mais cherche déjà à attirer plus de groupes de clients sur la plateforme.

L'équipe de Koelnmesse souhaite également créer un cloud de données client, incluant la gestion des consentements. Il s'agit d'une plateforme qui permet d'obtenir le consentement des visiteurs en matière de protection des données avant que leurs données ne soient collectées via des scripts de site Web. Mais l'entreprise ne compte pas s'arrêter là.

Koelnmesse entend redéfinir sa position stratégique. «Ce n'est pas seulement la pandémie mondiale et le confinement qui ont révélé que l'avenir du secteur des foires et salons se jouait résolument dans les événements hybrides - ou, en d'autres termes, les événements physiques prolongés de manière virtuelle», explique Wölke. «Nos premières foires commerciales hybrides ont été un succès retentissant, et nous nous appuyons désormais sur ce succès. Les solutions cloud de SAP nous offrent la flexibilité nécessaire pour redéfinir notre modèle économique en ce sens.»